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Organiser son travail

11 astuces du Time Management ou comment créer une organisation de travail efficace ?

Horloge

Qu’est-ce que le time management ? Pour commencer, une petite mise en situation toute simple : combien, parmi vous, ont déjà terminé leur journée (de travail) sur les rotules en ayant l’impression de ne pas avoir terminé ce qu’il y avait à faire ? Combien d’entre vous vivent littéralement accroché à leur To Do List sans jamais parvenir à la terminer ? Et si je vous proposais une toute nouvelle organisation pour enfin en venir à bout, dans la sérénité ?

C’est ce que propose le time management : différents moyens pour apprendre à s’organiser, à optimiser son temps et à travailler de manière plus efficace.

Le temps c’est de l’argent. Et quelle précieuse denrée qu’on ne peut acheter ! Nombreux sont ceux qui se plaignent de ne pas avoir assez de temps pour réaliser ce qu’ils souhaitent et réussir à atteindre leurs objectifs. Et si la clé était l’organisation ?

On ne se rend compte de ce qu’est une minute que quand on vient de rater son train. Le time management vous offre de précieux conseils pour vous aider à optimiser chaque minute de votre journée.

Le time management est personnel. Je préfère vous prévenir, il vous faudra tester plusieurs organisations avant de trouver celle qui vous convient le mieux. Mais voici quelques conseils pour démarrer et commencer à mieux gérer votre temps :

1. Préparez votre journée. Planifiez. Les personnes les mieux organisées conservent 10-15 minutes en fin de journée pour faire le point sur les actions à réaliser le lendemain. Elles récapitulent ce qu’elles auront à faire, elles évaluent le temps que ces tâches vont leur demander, elles les classent par ordre de pénibilité (ou tout autre ordre en fonction de leurs critères de sélection), et les placent dans leur journée. Le planning du lendemain doit être ambitieux et réaliste. C’est ce qui vous permettra de tout réaliser et d’être satisfait de votre travail à la fin de la journée. N’essayez pas de caser plus de tâches que ce qui est humainement possible. Faites même l’inverse. Si vous prévoyez de réaliser 7 actions différentes et qu’il vous reste du temps pour en effectuer une huitième, allez-y. La satisfaction sera plus importante dans ce sens là 😉

2. Aidez-vous d’un outil pour organiser votre journée. Que ce soit en notant vos actions dans votre agenda, ou en se servant d’outils comme Trello ou Toggl, tout est possible. Il en existe de nombreux sur Internet. Pour ma part, j’utilise Trello car il est très simple et gratuit. Vous pouvez créer des listes, les catégoriser avec des étiquettes de couleur, déplacer les tâches à réaliser. Mon petit plaisir est de déplacer au fil de la journée les tâches dans la liste “Réalisé”. ça me permet également de constater tout le travail réalisé à la fin de la journée et c’est assez jouissif ! L’outil est disponible sur smartphone également.

3. Décomposer vos plages horaires de travail en plage de 45 minutes. Pourquoi 45 minutes ? Parce que c’est la durée maximum de concentration sur une seule tâche. Et respectez ces plages horaires.

4. Adieu le multitâche ! Une tâche = 45 minutes. Ne réalisez pas plusieurs choses en même temps.

travailler avec la montre

Photo by Damian Zaleski on Unsplash

5. Débarrassez vous des tâches importantes dès le début de votre journée. Vous aurez ensuite l’esprit plus libre pour vous consacrer aux tâches nécessitant plus de concentration. Si c’est votre cœur de métier, commencez par cela.

« If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first. »  Mark Twain

Une fois réalisée, vous n’aurez plus ça en tête, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d’autres actions, avec plus de plaisir, le cœur léger.  

 6. Réalisez les tâches qui demandent le plus de concentration pendant les plages horaires sur lesquelles vous êtes le plus efficace. Repérez dans un premier temps ces plages horaires : plutôt le matin ? plutôt en fin d’après-midi ? Apprenez à connaître votre rythme et respectez-le.

7. Alternez le type d’actions que vous réalisez durant votre journée : une tâche simple / une tâche compliquée / une tâche simple / une tâche compliquée. Une journée ne peut pas être composée entièrement de tâches qui demandent beaucoup de concentration ou de réflexion. Il est difficile de rester concentré 7 heures sur une action aussi prenante. Équilibrez votre planning. Variez les plaisirs !

8. Décomposez vos objectifs. Lorsqu’une tâche est trop importante à réaliser, et que la quantité de travail est très lourde, on peut avoir tendance à se décourager. La mission peut paraître insurmontable. Or, en décomposant les actions à accomplir en sous objectifs, les actions semblent tout de suite plus accessibles. N’hésitez pas à décomposer au maximum : par mois, par semaines, par jour, par plage de 45 minutes de travail. N’oubliez pas que de petites actions accumulées ont plus d’impact que pas d’action du tout !

Exemple : Je dois déménager dans 2 mois

Objectif Jour J Réaliser le déménagement
Objectif J – 1 semaine Réserver le camion

Faire les cartons

Réaliser l’état des lieux

Objectif J – 2 semaine Prévenir les amis de la date du déménagement
Objectif J – 3 semaine Prendre l’abonnement électricité du nouvel appartement

Réaliser les changements d’adresse

Objectif J – X semaines
Objectif J – 8 semaines Signer le bail

Obtenir l’attestation d’assurance habitation

9. Sous traitez si vous le pouvez. Afin de déterminer les actions à faire faire par une tierce personne, servez-vous de la matrice d’Eisenhower pour classer vos missions

Matrice Eisenhower

Matrice Eisenhower

10. Ne vous laissez pas distraire. Si vous recevez des mails en continue dans la journée, ne vous arrêtez pas toutes les 5 minutes pour y répondre. Consacrez 45 minutes en arrivant le matin, 45 minutes en fin de matinée et 45 minutes l’après-midi. Pour info, il est possible de désactiver les notifications sur l’ordinateur pendant les périodes que vous souhaitez. Faites de même avec les notifications des réseaux sociaux et la sonnerie du téléphone.

11. Accordez-vous des pauses, de vraies pauses ! Prenez de courtes pauses régulièrement, toutes les 45 minutes par exemple, pour vous changer les idées. Sortez marcher, prenez un café, effectuez une activité légère, qui ne demande pas de concentration, qui vous plait et qui n’a rien à voir avec ce que vous venez de terminer. Et par pitié, évitez les écrans !!!  

Dans toute organisation, l’équilibre est la clé ! Le travail et le succès sont important, mais tout autant que la famille et les loisirs. N’oubliez pas de les inclure dans votre organisation 😉

Enfin, la santé joue un rôle important pour une bonne organisation et une bonne gestion du temps. Manger équilibré (tiens, tiens, encore une question d’équilibre), dormir suffisamment, faire du sport régulièrement. Toutes ces actions peuvent aider à la concentration et donc augmenter votre efficacité.

Vous avez trouvé votre organisation parfaite ? Laissez-nous un commentaire avec d’autres conseils que vous souhaitez partager.